Hva er kompetanseutvikling?

I Dossier får vi ofte spørsmålet om hva kompetanseutvikling egentlig er. Spørsmålet rommer mange svar, og er ofte organisasjons- og situasjonsavhengig. Kort fortalt er kompetanseutvikling knyttet til den enkelte person; oppgaver og læringsbehov som skal understøtte organisasjonens felles liv og målsetninger. For å være strategisk må kompetanseutviklingen være basert på definerte mål og planer og utgjøre en integrert og kontinuerlig prosess.

Hva er kompetanse?

Hva er kompetanse? – ” kunnskaper, ferdigheter og evner som kan anvendes til å utføre arbeid”

Mer enn noen gang kjenner man på erkjennelsen av at kompetanse er ferskvare. Krisen mange av oss har kjent på det siste året har vært krevende både på individ- og organisasjonsnivå. Kompetanseheving kan i disse tider benyttes som et aktivt omstillingsverktøy slik at arbeidstakere kan bruke ledig tid for verdifull opplæring, slik at organisasjonen blir bedre rustet etter krisen er over. Dette krever en organisasjon hvor læring står i fokus. Læring må betraktes av ledelsen som en investering for fremtiden, på lik linje med produktutvikling.

En bedrifts kompetansestrategi bør være operativ, og ikke så overordnet at det bare blir ord uten reelt innhold. Strategien legger føringer for hvilken kompetanse det er viktig å mobilisere, videreutvikle eller skaffe seg. Den bør operasjonaliseres gjennom en handlingsplan med konkrete aktiviteter som skal gjennomføres.

Mange etterlyser ferdigutviklede IKT-verktøy til kompetanseanalyse. Det finnes imidlertid få standardverktøy som passer alle. I arbeidet med kompetanseutvikling kan det være et godt sted å starte ved å stille følgende spørsmål:

o    Hvilke fremtidstrender og nye rammebetingelser vil påvirke virksomheten?

o    Kan det forventes at dine kunder eller samarbeidspartnere vil sette høyere krav til kompetanse?

o    Hva er det virksomheten ønsker å oppnå de neste fem til ti årene?

o    Hvilken kompetanse vil virksomheten trenge for å oppnå dette?

I tillegg til å utarbeide den konkrete tiltaksplanen er det også lurt å løfte blikket og se ting i sammenheng. En tiltaksplan for kompetanseutvikling er bare en del av bedriftens strategi, og bør inngå som en del av bedriftens øvrige mål- og styringsdokumenter.

Når bedriften har avdekket at det er behov for kompetanseutvikling, er neste steg å finne relevante opplæringstiltak. Kompetanseutvikling foregår i mange ulike former, fra omfattende formell utdanning til mer uformell kompetanseheving. Investeringer i kompetanse innebærer en betydelig kostnad. Det er viktig å være bevisst på hvilken type opplæring bedriften investerer i, og hvem opplæringen tilbys til.  Avkastningen vil være avhengig av at det investeres i riktig opplæring.

Felles opplæring i nye digitale systemer

I noen tilfeller kan det være behov for å lære opp alle ansatte. Et godt eksempel er når bedriften introduserer nye digitale systemer som påvirker alle. I andre tilfeller er det enkelte ansatte som har behov for ny kompetanse i forbindelse med arbeidsoppgavene sine. Utgangspunkt for prioriteringen bør være virksomhetens situasjon, i tillegg til kartleggingen bedriften har gjort av eksisterende kompetanse samt behovene fremover. Det er ikke sikkert at den samme tilnærming og de samme tiltakene vil passe for alle, så det kan være lurt å vurdere hvilke tiltak som vil passe best for å motivere ulike grupper av ansatte.

Det er viktig at kompetansetiltak betraktes som investeringer i bedriftens kompetansebeholdning, på samme måte som man ser på oppgradering av maskiner som investeringer i bedriftens maskinpark. Da er det viktig å synliggjøre og dokumentere verdifulle effekter av investeringen i kompetanse for å kunne forankre satsingen i toppledelsen. Det er også viktig for å unngå at utviklingsmidler knyttet til kompetanse blir avkortet eller fjernet i nedgangstider. 

• Utfordring 1: Å utvikle en helhetlig kompetansestrategi 
• Utfordring 2: Å sørge for at arbeidet med kompetansestyring blir en kontinuerlig prosess 
• Utfordring 3: Å finne ut hvilken kompetanse organisasjonen trenger fremover

Når man operativt skal kartlegge hvilken kompetanse som bør utvikles, er det fornuftig å involvere og forankre prosessen med nøkkelpersoner i organisasjonen. Her kan man gjennomføre workshops med utvalgte nøkkelpersoner i bedriften for å diskutere aktuelle spørsmål og scenarioer. For å være sikker på at dere har fått frem de mest relevante trekkene, lønner det seg å gå flere runder på ulike nivåer og avdelinger i bedriften. Gå systematisk gjennom hvert arbeidsområde / hver avdeling, og benytt arbeidsinstrukser, prosedyrer og kravsbeskrivelser for ulike roller. Deretter kan man benytte mål- og utviklingssamtaler som grunnlag for å utarbeide og oppdatere kompetanseprofiler for hver enkelt ansatt. 

• Vurder hvor kritiske eller sårbare de ulike kompetansene er (kritisk kompetanse = vanskelig å erstatte ved ekstern rekruttering. Sårbar kompetanse = viktig kompetanse som kun èn eller få i organisasjonen har.
• Forsøk å avdekke taus (skjult) kompetanse, noe som ikke alltid er like enkelt. Taus kunnskap er erfaringsbasert kunnskap og ligger ofte i utøvelsen av en aktivitet.
• Pass på at arbeidet ikke blir så omfattende at man "kjører seg fast".

En Tiltaksplan bør være så konkret som mulig

Tiltaksplanen bør være så konkret som mulig og inneholde følgende:

• oversikt over hvem som skal gjennomføre hvilke tiltak
• Tidsplan for aktivitetene
• Kostnadsestimat
• Informasjon om hvem som er ansvarlig for å følge opp

Kompetanseutviklingen bør alltid tilpasses bedriftens ambisjonsnivå og ressurstilgang. Her er det viktig å ikke gjøre det for komplisert. Det er ikke alltid mulig å isolere effekten av ett enkelt tiltak fra mange tiltak og hendelser, men det er allikevel viktig at man forsøker å bruke gode og holdbare metoder for å anslå eller sannsynliggjøre effekter. 

“A CFO asks a CEO: What happens if we invest in developing our people and then they leave us?
The CEO responds: What happens if we don’t and they stay?”

Lykke til i arbeidet med strategisk kompetanseutvikling!