Under Covid-19 har mange sundhedsmedarbejdere måttet skifte arbejdsfunktion og tage ansvar for nye opgaver. Det har sat fokus på behovet for digitale løsninger, hvor man hurtigt og effektivt kan formidle information og retningslinjer til et stort antal medarbejdere på kort tid.
Vi har talt med Eddy Mikkelsen, rådgiver i Seksjon for fag og utdanning og systemansvarlig for kompetanseportalen på Haukeland Universitetssygehus i Bergen, om hvordan de har brugt deres Dossier kompetenceportal under COVID-19 krisen. Hun fortæller:
“Kompetenceplaner hjælper os med at få ting i system. Både vi og medarbejderne ved, hvad de skal sætte sig ind i. Og hvis personale skal flyttes, så har vi krav til kompetence og kompetenceplaner, som de må gennemføre, før de kan indgå i driften.”
Efter ønske fra det kliniske fagmiljø og den øverste ledelse på Haukeland sygehus har Eddy Mikkelsen og hendes kollegaer udarbejdet flere nye COVID-19 fokuserede kompetenceplaner. De indeholder blandt andet læring om af- og påklædning, samt retningslinjer for arbejdet med rengøring og hygiejne.
Tæt samarbejde med e-læringsteamet
Afdelingen for Fag og Uddannelse har arbejdet tæt sammen med e-læringsteamet, som fx. har produceret små videoer om brug af respirator, CPAP, og åndedrætsværn. Dette indhold er derefter blevet distribueret via kompetenceplaner, hvilket har sikret, at information er kommet hurtigt ud til de rigtige målgrupper og det har været let at følge op på status for gennemførsel og kompetencestatus.
“Det er en fordel at medarbejderne til enhver tid, ved hvad der forventes af dem. Det betyder, at både ledere og medarbejdere har god indsigt i kompetencekrav og niveau. Det gavner os alle” siger Eddy Mikkelsen og fortsætter:
“Generelt bruger vi kompetenceplaner til at sikre, at de ansatte er opdaterede på kompetence og i besiddelse af rigtig kompetence på rette tid og sted. I tillæg sparer vi masse tid. Vi slipper fx. for manuel gennemgang og opfølgning. Medarbejderne får automatisk et varsel, når et kompetencekrav udløber, og vi har meget bedre oversigt”.
Da COVID-19 holdt sit indtog i Norge viste det sig at være en stor fordel, at man allerede var fortrolig med struktureret kompetenceledelse og dermed også med effektive procedurer for kompetenceudvikling og for kvalitetssikring.
“Det hele er gået lidt hurtigere i svingene, og behovet for nye kompetenceplaner har været stort. Heldigvis har vi et tæt samarbejde med de ansvarlige for infektionsforebyggelse, med fagdirektører og med dem som har det faglige ansvar for indhold. Da vi fx. skulle sende planer ud om af- og påklædning i hele Helse Bergen og Haukeland, var det effektivt at bruge Dossier til alle 16.000 ansatte og studerende”, fortæller Eddy Mikkelsen.
Firstmover på kompetenceledelse
I dag bruges Dossiers løsninger af det meste af Norges sundhedsvæsen samt i Region Sjælland i Danmark og Region Skåne i Sverige. Haukeland Universitetssygehus i Bergen har været en pioner indenfor kompetenceledelse. De var nogle af de første, som tog Dossier Kompetence i brug i 2014, da Dossier lancerede sin nye teknologi målrettet kompetenceledelse i sundhedsvæsenet. Innovationsprojektet var i samarbejde mellem Innovation Norge og Dossier, og med fra starten var Eddy Mikkelsen, og enheden for Fag og Uddannelse ved Haukeland sykehus.
Den digitale kompetenceløsning erstatter mange manuelle processer i en sektor, hvor der er stort behov for at oplæring og kompetencer ofte skal opdateres samtidig med, at kompleksitet og krav til dokumentation er steget. Gennem mange år har oversigterne over ansattes kompetence ligget i fysiske og elektroniske mapper, hvor det har været svært at få et samlet overblik over kompetencer og kompetencegab.
Med Dossiers kompetenceløsning kan kompetenceudvikling og certificering administreres og følges op med digitale løsninger i kompetenceportalen, som giver både ledere og medarbejdere overblik.
Opmærksomhed på forandringsprocessen
Det er ofte udfordrende at skulle gøre tingene på nye måder, og derfor har man haft et særligt fokus på forandringsprocessen, særligt ift. at få medarbejdere og ledere til at se nytten af kompetenceplaner. Et fokuspunkt har fx. været at formidle konkrete historier om, hvordan den nye funktionalitet for hele processen gav værdi i hverdagen. Et andet fokuspunkt var at udvælge engagerede og ambitiøse samarbejdspartnere. Dem fandt man især på områder med mange krav til kompetence og behov for dokumentation - fx. ift. introduktionsprogrammer og medicinsk udstyr.
Når man starter i Helse Vest i dag får man fra starten automatisk tildelt en kompetenceplan for nye medarbejdere. Den indeholder for eksempel aktiviteter indenfor hygiejne, informationssikkerhed, førstehjælp samt brand og redning. Planen har en gyldighed på et til to år, og medarbejderne bliver varslet, når den udløber.
I arbejdet med at sikre kritisk kompetence benytter man den unikke funktionalitet for elektronisk signering af kompetence for dermed at bekræfte, at en ansat faktisk har den kompetence som er påkrævet. Man så fx nytten af dette, da man efter en periode med mange afvigelsessager på brugen af smertepumper, valgte at indføre, at en vejleder eller mentor skulle bekræfte kompetencen i forbindelse med certificering.
Eddy slutter med at fortælle, hvordan COVID-19 krisen har givet nye muligheder for kompetenceportalen:
“Generelt set er brugerne mere positive. Vi har arbejdet systematisk hele vejen for at få ting i gang, og har fået et godt tempo i forhold til COVID-19. Nogle af introduktionslægerne har fx. tidligere været vanskelige at motivere på grund af en travl hverdag. Men i denne periode har de set fordelene ved at arbejde med kompetenceplaner. Generelt ser vi, at de, som tidligere har haft forbehold, nu også ser værdien.”
Se Eddys presentation under Dossier HelseForum den 12. november, "Under pandemien; Kompetanse og læring satt i system", ved at registrere dig her.